Een audit exporteren in plaats van voorbereiden
Auditors stellen zelden onmogelijke vragen. Ze stellen precies drie vragen die lastig zijn omdat het antwoord verspreid ligt: wie was bevoegd, sinds wanneer, en wie heeft dat vastgesteld. SkillBank legt die drie dingen vast op het moment dat ze gebeuren.
Waar het meestal op vastloopt
- Auditvoorbereiding kost elk jaar dagen aan bewijs bij elkaar zoeken.
- De vraag "was deze afdeling in maart gekwalificeerd?" is niet te beantwoorden.
- Bewijs van wie welke instructieversie las, bestaat niet of is niet exporteerbaar.
- Wie is uit dienst, is uit het systeem — inclusief het bewijs over die periode.
Terugkijken met een peildatum
De matrix heeft een peildatum: zet die op een datum in het verleden en u ziet de statussen zoals ze toen waren, inclusief in de tussentijd vervangen registraties en met respect voor latere intrekkingen. De CSV-export volgt diezelfde peildatum, zodat u een auditvraag over een periode kunt beantwoorden met een bestand in plaats van een verhaal.
Bewijs blijft bestaan als de medewerker vertrekt
Een medewerker uit dienst wordt gedeactiveerd en daarna gearchiveerd: account en toegang verdwijnen, maar registraties, certificaten, examenpogingen en leesbevestigingen blijven bewaard. Een audit over een periode waarin iemand nog in dienst was, blijft dus beantwoordbaar. Volledige verwijdering op een AVG-verzoek is een bewuste, aparte handeling.
Audittrail met filters en export
Elke handeling — registreren, goedkeuren, intrekken, wijzigen van instellingen, aanmaken van gebruikers — komt in een audittrail met actor, tijdstip en detail. Te filteren op entiteit, actie en periode, en te exporteren naar CSV voor de auditmap.
- Leesbevestigingen per instructieversie, inclusief wie nog moet bevestigen, als CSV.
- Certificaatverificatie per documentnummer, openbaar en zonder account.
- Vier-ogenprincipe aantoonbaar per registratie: beoordelaar én goedkeurder met datum.
Wat SkillBank niet doet
Er is geen ingebouwde bewaartermijn-automaat en geen kant-en-klare AVG-verzoekmodule; bewaartermijnen zijn een beleidskeuze die u maakt en die wij op verzoek uitvoeren. Wat er wél is: de export en de audittrail waarmee u die keuze kunt aantonen.
Veelgestelde vragen
Is het geschikt voor een audit?
Ja. Elke handeling staat in een audittrail met export, elk certificaat heeft een openbare verificatiepagina, en de matrix is met een peildatum terug te zetten naar een datum in het verleden — zodat de vraag "was deze afdeling in maart gekwalificeerd?" beantwoordbaar is.
Waar staat onze data?
Database en bestanden staan onder EU-jurisdictie op Cloudflare. De verwerkersovereenkomst staat online op skillbank.cc/dpa en hoeft niet te worden opgevraagd.
Hoe krijgen we onze huidige matrix erin?
Gebruikers voegt u zelf in bulk toe met een plak-en-klaar import. Uw historische trainingsmatrix laden wij als onboarding-service voor u in: u levert de Excel aan, wij zetten hem om inclusief historische registraties.
Wat kost SkillBank?
Basis €69 per maand tot 50 gebruikers, Team €139 tot 150 gebruikers, Locatie €249 tot 400 gebruikers. Eén prijs per locatie, alle functies inbegrepen — geen losse modules voor examens, werkinstructies of certificaten. Jaarlijks gefactureerd; maandelijks +15%.